برای اينکه از اتلاف وقت , صرف هزينه و آمد و رفت اضافی متقاضی خدمات کنسولی جلوگيری شود ضرورت دارد تا هنگام ارايه عکس (صرف نظر از نوع و تعداد) موارد ذيل کاملاٌ مورد توجه قرار گيرند:

1 – جديد باشد .
2 – تمام رخ باشد بنحوی که قرص صورت بطور کامل مشخص باشد.
3 – دارای زمينه کاملا روشن باشد به صورتی که پس از مهر شدن , مهر مربوطه خوانا باشد.
4 – پشت عکسها حاوی مشخصات سجلی صاحب عکس (نام , نام خانوادگی , نام پدر , شماره شناسنامه , محل صدور و تاريخ تولد) باشد.
5 – عکس آقايان با لباس يقه دار ، موهای مرتب و بدون کلاه , عينک , شال گردن, گوشواره ، گردن بند و ... باشد.
6 – عکس خانمها (بالاتر از 9 سال سن) با حجاب کامل اسلامی (چادر , مقنعه بدون چانه يا روسری غير سفيد) و البته بدون کلاه ، عينک و آرايش (مشخص بودن علايم ظاهری صورت) باشد.
7 - افراد نابينا از قاعده عينک مستثنی هستند.
8 – عکس بزرگتر از اندازه ( 4*6 ) قابل پذيرش نمی باشد .
9- عکسهای قديمی (تاريخ برداشت عکس نبايد بيشتر از شش ماه باشد) و يا خانوادگی برای انجام امور کنسولی مورد قبول نمی باشند.
10- عکسهای ارايه شده برای انجام هر اقدام می بايست مشابه (از يک کليشه)بوده و از دريافت عکسهای متفاوت و يا مختلف خودداری می شود.
11- عکسهای مربوط به امورنظام وظيفه تابع شرايط اعلام شده ازسوی سازمان نظام وظيفه مندرج دربخشنامه ها ، اطلاعيه ها و نامه های ارسالی از سوی حوزه فوق می باشد.
12- عکسهای دارای زمينه تيره و يا دارای کاغذی که مهر (ژلاتينی) روی آن باقی نمانده يا محو شود ، برای انجام امور قابل پذيرش نمی باشند.